Hvordan planlegge når du har full kalender fra før og ikke vil bli utbrent

Kapasiteten din er din yteevne - hvor mye du kan produsere eller utrette. 

Det kan også være hvor mye det er plass til oppi noe, som i en eske. Kapasiteten din varierer gjennom året og livet, du kan også tenke på det som alt du har rom for i en periode av livet. 

Og når den boksen er full, så er den full. Tror ikke den katten der ville akseptert at du dyttet mer oppi, for å si det sånn. 

Kapasitets-fella (nesten) alle går i når de planlegger

De fleste som lager en overordnet plan (for eksempel for første kvartal eller fram til sommeren) har mange gode ideer til nye prosjekter de vil i gang med, eller at de skal gjøre det samme som i fjor - bare enda bedre. 

De ser for seg at det skal være plass til mer enn det var rom for før.

Måten å få plass til mer på, er å gjøre mer enn de gjorde før.  

Operasjon "optimaliser livet" er AVLYST

Hvor mye kan du egentlig få utrettet på én arbeidsdag? På 1 uke. En kveldsøkt med overtid? 6-12 måneder? 5 år med en gründerbedrift? 

I studietida tenkte jeg at produktivitet dreide seg om effektivitet - få gjort mest mulig på kortest mulig tid, og utnytte absolutt ALL tida.

Jeg har en master i internasjonal økonomi, og siden jeg først var på universitetet så kunne jeg jo ta noen ekstra fag innen naturvern, programmering og reiseliv som jeg også var interessert i. Dessuten spilte jeg i det episke spelemannslaget Flatlusa, var tekstforfatter til UKA, tok på meg ledervervet i START (innovasjonsforeningen for studenter), hadde sommerjobb som journalist og i næringsavdelingen til universitetet. Og så pendlet jeg til kjæresten og etter noen år fikk jeg en ny kjæreste som det var enda lenger å pendle til... 

Dette opplegget blir man utmattet av. Og all verdens gode studieteknikker hjelper ikke om kalenderen er så full at den totale mengden aktiviteter overskrider kapasiteten. Da masteroppgaven min ble innlevert (et halvt år for sent), var jeg utslitt på grensa til apatisk. Dit vil jeg ikke igjen. 

Hva gjør du hvis du er på maks kapasitet?

Stapper du så mye ned i pappesken at du må tvinge det oppi, så kan presset bli så stort at hele bunnen faller ut. 

Sagt på en annen måte - overskrider du kapasiteten kan du bli satt tilbake til start.

(Pappan min prøvde det en gang, han sto øverst i trappa da hele esken med gamle aviser og magasiner raste ut...)

Er du på maks kapasitet allerede før du begynner å planlegge, så er det ganske enkelt sånn at: 

1) Du må velge bort noen prosjekter

2) Du må delegere mer av daglig drift til noen andre

3) Du må jobbe smartere i hverdagen så du får færre distraksjoner og er mer produktiv 

4) Du kan bli SUPER(WO)MAN

5) Du kan gjøre alt du vil samtidig, og risikere å bli utbrent

Eller en kombinasjon av de 3 første. Nummer 4 er du jo alt. På Plan A ser vi på handlingsrommet du har innenfor kapasiteten din, og planlegger noen artige utviklingsprosjekter der du kan nå flere enn ett delmål samtidig. 

Du gjennomfører som en superhelt

Tenker du at du ikke vil klare å følge en plan, så derfor tar du heller uke for uke som de kommer? Med liten tiltro til egen gjennomføringsevne går du glipp av den friheten, fleksibiliteten og arbeidsroen en plan kan gi deg. Du får muligheten til å være i forkant, og når du har oversikt over hvor stor kapasiteten din er gjennom året så prøver du ikke å presse for mye inn i en allerede temmelig utfyllende 2do-liste. 

Prioritering blir et ord du ikke skyr, men omfavner. 

Redselen for å gå glipp av noe erstattes med målrettet jobbing mot ambisiøse men oppnåelige mål som kiler i magen. Dine mål, ikke mål du ser andre har. 

Og i bunnen ligger verdiene dine (som å være modig, stille opp for andre, følge hjertet ditt).

Hvis du vil skape ting du er stolt av på lang sikt, så starter det med å ta ideene dine på alvor og planlegge for hvordan du skal nå dine mål INNENFOR det som er din totale kapasitet.

Legg en Plan A og bruk kapasiteten du har - men ikke mer

På heldags-workshopen Plan A hjelper jeg deg å planlegge innenfor din kapasitet. I en Slow Business finner vi måter å drive på som omfavner hele livet, for det å romme mye gjør at vi innimellom ikke føler oss gode nok. Men det er vi. Du er allerede god nok.

Du fortjener å være i et miljø som respekterer og verdsetter deg for den du er, ikke bare det du gjør. Hvor du ikke blir definert av hvor mye du klarer å gjøre, eller om du når målene dine neste år. Likevel, det er i fellesskap vi setter mål og planlegger for å nå dem, og grunnen er veldig enkel.

Fellesskap er tidevannet som løfter alle båtene.